अनुभव प्रमाण पत्र क्या है और कैसे लिखें

अनुभव प्रमाण पत्र (अंग्रेज़ी में Experience Certificate या Experience Letter) वह पत्र है जो नियोक्ता कर्मचारी को देता है, यह प्रमाणित करते हुए कि उसने वहाँ किस पद पर, किस तारीख़ से किस तारीख़ तक और क्या काम किया। नौकरी छोड़ते समय यह आम तौर पर रिलीविंग लेटर के साथ मिलता है, और नई नौकरी, वीज़ा या उच्च शिक्षा के आवेदन में अक्सर माँगा जाता है।

सालों बाद अक्सर यही उस नौकरी का अकेला सबूत रहता है, क्योंकि जो साथी व्यक्ति को जानते थे वे तब तक जा चुके होते हैं। इसमें ज़्यादातर गड़बड़ अस्पष्टता से होती है — “लगभग तीन साल हमारे साथ काम किया” — और इसका इलाज बस इतना है कि सब कुछ ठीक-ठीक लिखा जाए।

अनुभव प्रमाण पत्र कैसे बनता है

नियोक्ता इसे अपने लेटरहेड पर लिखता है और कोई अधिकृत व्यक्ति हस्ताक्षर करता है। अनुभव प्रमाण पत्र फ़ॉर्मेट में नाम, पद, तारीख़ें और काम भरें, पत्र हिंदी या अंग्रेज़ी में अपने-आप बन जाता है। कर्मचारी हैं और प्रमाण पत्र माँगना है? अनुभव प्रमाण पत्र के लिए आवेदन पत्र लिखें; उसी पत्र में रिलीविंग लेटर और फ़ुल एंड फ़ाइनल सेटलमेंट भी माँगे जा सकते हैं।

एक्सपीरियंस लेटर या अनुभव प्रमाण पत्र?

एक ही दस्तावेज़, दो नाम। “अनुभव प्रमाण पत्र” पुराना रूप है, आम तौर पर “जिससे भी संबंधित हो” शीर्षक के साथ; “एक्सपीरियंस लेटर” कई बार सीधे कर्मचारी को संबोधित होता है। दोनों एक ही बातें प्रमाणित करते हैं, और दोनों मान्य हैं।

यह रिलीविंग लेटर जैसा नहीं है। रिलीविंग लेटर पुष्टि करता है कि त्यागपत्र स्वीकार हुआ और व्यक्ति को तय तारीख़ से कार्यमुक्त किया गया; नया नियोक्ता जॉइन करने से पहले इसे माँगता है। अनुभव प्रमाण पत्र बताता है कि उसने क्या काम किया। नौकरी छोड़ने वाले को दोनों चाहिए।

अनुभव प्रमाण पत्र कैसा दिखता है

नीचे एक भरा हुआ नमूना है। नाम, कंपनी और तारीख़ें काल्पनिक हैं, बनावट असली पत्र जैसी: ऊपर लेटरहेड, संदर्भ संख्या और तारीख़, “जिस किसी से भी संबंधित हो”, फिर नाम, पद, तारीख़ें और काम, और नीचे अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर।

इसमें क्या लिखा हो

• पूरा नाम, ठीक वैसा जैसा नियोक्ता के रिकॉर्ड में है, और कर्मचारी आईडी अगर हो।
• पद। अगर पदोन्नति हुई हो, तो हर पद अपनी-अपनी तारीख़ों के साथ। बैकग्राउंड जाँच में पद मिलाए जाते हैं, और फ़र्क़ मिलने पर शक होता है।
• विभाग, और ज़रूरत हो तो जगह।
• नियुक्ति की तारीख़ और अंतिम कार्य दिवस, तारीख़ के रूप में — “लगभग तीन साल” नहीं।
• काम का छोटा, तथ्यात्मक ब्योरा: पद में क्या-क्या करना होता था, दो-तीन पंक्तियों में।
• हस्ताक्षर किसी अधिकृत व्यक्ति के, उनके नाम और पद के साथ, व्यवसाय के लेटरहेड पर, तारीख़ और संदर्भ संख्या सहित।

आचरण पर एक पंक्ति (“हमने इन्हें ईमानदार और मेहनती पाया”) आम है और ठीक है — बशर्ते सच हो।

क्या नहीं लिखना चाहिए

• वेतन। वेतन वेतन प्रमाण पत्र में आता है, जो किसी प्रयोजन के लिए दिया जाता है, जैसे बैंक ऋण।
• नौकरी छोड़ने का कारण और विवाद की कोई बात। यह पत्र अगले नियोक्ता को दिखाया जाएगा।
• परफ़ॉर्मेंस रेटिंग और राय, आचरण वाली एक पंक्ति से आगे। अगर किसी को सिफ़ारिश चाहिए, तो वह रेफ़रेंस लेटर होता है, जिस पर ऐसा व्यक्ति हस्ताक्षर करे जो उसकी ज़िम्मेदारी ले सके।

हस्ताक्षर कौन करे

कोई ऐसा व्यक्ति जिसके पास नौकरी प्रमाणित करने का अधिकार हो और जिससे बाद में संपर्क हो सके: कंपनी में HR प्रमुख या मैनेजर, छोटे व्यवसाय में प्रोपराइटर या कोई पार्टनर। बैकग्राउंड वेरिफ़िकेशन एजेंसियाँ तारीख़ें और पद पक्का करने के लिए जारी करने वाले को फ़ोन या ईमेल करती हैं, इसलिए ये दोनों बातें नियोक्ता के रिकॉर्ड से मेल खानी चाहिए।

क्या मुहर ज़रूरी है?

किसी क़ानून में अनुभव प्रमाण पत्र पर मुहर या रबर स्टाम्प ज़रूरी नहीं है। कंपनी की कॉमन सील भी कंपनी (संशोधन) अधिनियम, 2015 के बाद से वैकल्पिक है। पत्र पर भरोसा लेटरहेड, असली हस्ताक्षर, और ऐसे जारीकर्ता से बनता है जो जाँच करने वाले का फ़ोन उठाए।

फिर भी कई जाँचकर्ता — बैकग्राउंड जाँच एजेंसियाँ, कुछ दूतावास — हस्ताक्षर के पास मुहर देखना चाहते हैं, और उसे लगाने में कोई ख़र्च नहीं। अगर आपके व्यवसाय की मुहर है, तो लगा दें।

कब माँगें

अंतिम कार्य दिवस पर ही, रिलीविंग लेटर और फ़ुल एंड फ़ाइनल सेटलमेंट के साथ। एक बार नौकरी छूट जाए तो पत्र आने में हफ़्तों लगते हैं, अगर आए तो। नौकरी छोड़ने से पहले क्या-क्या लेना है, इसकी सूची अंतिम कार्य दिवस से पहले क्या-क्या ले लें में है।

अगर आप लिख रहे हैं

जो व्यक्ति जा चुका है उसके लिए भूतकाल में लिखें, तारीफ़ की जगह तथ्य लिखें, और कोई पद या तारीख़ बढ़ा-चढ़ाकर न लिखें — जाँच करने वाले को एक बात ग़लत मिली तो वह बाक़ी पर भी भरोसा नहीं करता। अनुभव प्रमाण पत्र फ़ॉर्मेट नाम, पद और तारीख़ों से पूरा पत्र लिख देता है, हिंदी या अंग्रेज़ी में, हस्ताक्षर के लिए PDF के रूप में या Word में बदलने के लिए।