इस्तेमाल कैसे करें
- 1अपने व्यवसाय का नाम, पता, फ़ोन, ईमेल और GSTIN भरें और अपना लोगो जोड़ें। ये आपके डिवाइस पर सेव रहते हैं, और इस साइट के बाक़ी सभी टूल इन्हें अपने-आप भर देते हैं।
- 2चाहें तो टैगलाइन और वेबसाइट जोड़ें, और डिज़ाइन चुनें: क्लासिक, बीच में, या रंगीन पट्टी।
- 3अगर आप कंपनी हैं, तो 'अगर आप कंपनी हैं' खोलें और अपना CIN भरें। तब पता पंजीकृत कार्यालय के रूप में छपता है।
- 4लेटर पैड छापने के लिए 'PDF डाउनलोड / प्रिंट' दबाएँ, या पत्र लिखने का टेम्पलेट पाने के लिए 'Word (.docx)'।
लेटरहेड – भरा हुआ नमूना
यह ऊपर के टूल से काल्पनिक जानकारी भरकर बनाया गया है: इसका हर नाम और नंबर गढ़ा हुआ है। इसे टूल में खोलकर डाउनलोड करने के लिए ऊपर “भरा हुआ उदाहरण देखें” दबाएँ।
क्या कहाँ जाता है
लेटरहेड के दो हिस्से होते हैं। ऊपर का हिस्सा बताता है कि आप कौन हैं: नाम, लोगो, आप क्या करते हैं इसकी एक पंक्ति, और आप तक कैसे पहुँचें। नीचे का हिस्सा औपचारिक विवरण एक सादी पंक्ति में रखता है: पूरा पता, GSTIN और कंपनी हो तो CIN। पंजीकरण नंबर नीचे रखने से पेज का ऊपरी हिस्सा पत्र के लिए साफ़ रहता है।
यहाँ का हर डिज़ाइन यही बँटवारा रखता है, इसलिए क्लासिक, बीच में और रंगीन पट्टी के बीच बदलने पर कुछ भी अपनी जगह से नहीं हटता।
अगर आप कंपनी हैं
कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 12(3)(c) बताती है कि कंपनी को अपने व्यावसायिक पत्रों, बिलों और लेटर पेपर पर क्या छापना है:
- अपना नाम, ठीक वैसा जैसा पंजीकृत है
- अपने पंजीकृत कार्यालय का पता
- अपनी कॉर्पोरेट पहचान संख्या (CIN)
- टेलीफ़ोन नंबर, और फ़ैक्स नंबर अगर हो
- ईमेल पता, और वेबसाइट अगर हो
दो परंतुक इस सूची को आगे बढ़ाते हैं। एक व्यक्ति कंपनी को अपने नाम के नीचे कोष्ठक में “One Person Company” छापना होता है, और जिस कंपनी का नाम पिछले दो साल में बदला हो उसे पूर्व नाम भी छापना होता है। इस टूल में दोनों के अलग ख़ाने हैं।
धारा 12(8) के तहत चूक होने पर कंपनी और चूक करने वाले हर अधिकारी पर, चूक के हर दिन ₹1,000 का जुर्माना लगता है, हर एक पर अधिकतम ₹1 लाख तक। रजिस्ट्रार इसे सचमुच लगाते हैं: CIN और पंजीकृत कार्यालय के पते के बिना छपे लेटरहेड की क़ीमत एक कंपनी और उसके दो निदेशकों ने ₹3 लाख चुकाई है।
CIN आपके निगमन प्रमाण पत्र पर और MCA पोर्टल पर कंपनी के मास्टर डेटा में होता है। यह 21 अक्षरों का होता है, और अगर आपने ग़लत ढंग से लिखा तो फ़ॉर्म बता देगा।
Word फ़ाइल का इस्तेमाल
लेटरहेड Word दस्तावेज़ के हेडर और फ़ुटर में रहता है। बाद में बदलना हो तो Word में पेज के ऊपरी हिस्से पर डबल-क्लिक करें, या Insert › Header › Edit Header चुनें; लिखने के लिए वापस बॉडी पर डबल-क्लिक करें। फ़ाइल को एक बार अपने टेम्पलेट के रूप में सेव कर लें, फिर हर नए पत्र के लिए उसकी एक कॉपी खोलें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
लेटरहेड पर क्या-क्या होना चाहिए?
आपके व्यवसाय का नाम और लोगो, पता, एक फ़ोन नंबर और ईमेल पता, और वेबसाइट हो तो वह भी। GST में पंजीकृत व्यवसाय आम तौर पर अपना GSTIN भी छापते हैं। चलन यह है कि नाम, लोगो और संपर्क ऊपर रहें, और पता व पंजीकरण नंबर पेज के सबसे नीचे एक पंक्ति में — यह टूल इसी तरह सजाता है।
कंपनी को अपने लेटरहेड पर क्या छापना ज़रूरी है?
कंपनी अधिनियम, 2013 की धारा 12(3)(c) के अनुसार हर कंपनी को अपना नाम, अपने पंजीकृत कार्यालय का पता और अपनी कॉर्पोरेट पहचान संख्या (CIN), साथ में टेलीफ़ोन नंबर, फ़ैक्स नंबर (अगर हो), ईमेल पता और वेबसाइट (अगर हो) अपने सभी व्यावसायिक पत्रों, बिलों, लेटर पेपर, सूचनाओं और दूसरे आधिकारिक प्रकाशनों पर छापना होता है। एक व्यक्ति कंपनी (One Person Company) को अपने नाम के नीचे कोष्ठक में 'One Person Company' भी छापना होता है, और जिस कंपनी का नाम पिछले दो साल में बदला हो उसे पूर्व नाम भी छापना होता है।
अगर कंपनी CIN न छापे तो क्या होता है?
धारा 12(8) के अनुसार कंपनी और चूक करने वाला हर अधिकारी, चूक जितने दिन चले उतने दिन ₹1,000 प्रतिदिन के जुर्माने के भागी हैं, हर एक पर अधिकतम ₹1 लाख तक। यह सचमुच लगाया जाता है: अक्टूबर 2023 में ग्वालियर के कंपनी रजिस्ट्रार ने एक प्राइवेट कंपनी और उसके दोनों निदेशकों पर ₹1-1 लाख, कुल ₹3 लाख, का जुर्माना लगाया, क्योंकि उसके लेटरहेड पर न CIN था और न पंजीकृत कार्यालय का पता।
क्या प्रोपराइटरशिप या पार्टनरशिप फ़र्म को CIN चाहिए?
नहीं। CIN कंपनियों को दिया जाता है, और धारा 12 कंपनियों पर लागू होती है। प्रोपराइटरशिप या पार्टनरशिप फ़र्म का CIN नहीं होता, इसलिए वह ख़ाना ख़ाली छोड़ दें — तब लेटरहेड पर आपका पता 'पंजीकृत कार्यालय' लिखे बिना छपेगा।
क्या यह लेटरहेड फ़ॉर्मेट Word में डाउनलोड हो सकता है?
हाँ। प्रीव्यू के ऊपर 'Word (.docx)' दबाएँ। Word फ़ाइल में लेटरहेड पेज के हेडर और फ़ुटर में जाता है, बॉडी में नहीं — इसलिए लंबे पत्र के हर पेज पर दोबारा आता है, और टाइप करते समय ग़लती से लोगो मिट नहीं सकता। उसके नीचे क्लिक करें और लिखना शुरू करें। यह सामान्य .docx फ़ाइल है, वही फ़ॉर्मेट जो Microsoft Word, Google Docs, WPS Office और LibreOffice इस्तेमाल करते हैं।
क्या इसे लेटर पैड की तरह छाप सकते हैं?
हाँ। 'PDF डाउनलोड / प्रिंट' दबाएँ और जितनी प्रतियाँ चाहिए उतनी छापें। लेटरहेड के नीचे की 'पत्रांक / दिनांक' वाली पंक्ति हाथ से भरने के लिए तैयार रहती है; न चाहिए तो उसका टिक हटा दें।
क्या लेटरहेड हिंदी में बन सकता है?
हाँ। प्रीव्यू के ऊपर 'दस्तावेज़ की भाषा' में हिंदी चुनें। लेबल फ़ोन, ईमेल, वेबसाइट और पंजीकृत कार्यालय हो जाते हैं, और लेटरहेड के नीचे की पंक्ति पत्रांक / दिनांक बन जाती है। आपका नाम और पता वैसे ही छपते हैं जैसे आपने लिखे।
क्या मेरा लोगो कहीं अपलोड होता है?
नहीं। लेटरहेड, PDF और Word फ़ाइल — सब आपके ब्राउज़र में ही बनते हैं, और आपका लोगो व विवरण सिर्फ़ आपके अपने डिवाइस पर सेव रहते हैं।
पिछली समीक्षा: 14 अक्टूबर 2026