फ़ॉर्मेट को Word या Excel में डाउनलोड करना

ज़्यादातर लोगों को PDF ही चाहिए। वह तैयार है, छप जाती है, और उसमें कुछ हिलता नहीं।

कभी-कभी वही ग़लत फ़ाइल होती है। किसी पत्र का कोई वाक्य बदलना है, अपनी कंपनी की कोई तयशुदा शर्त जोड़नी है, शीट अकाउंटेंट को देनी है जो आँकड़े बदलेगा, या अगले महीने के लिए बदली जा सकने वाली कॉपी रखनी है। प्रीव्यू के ऊपर लगे Word और Excel बटन इसीलिए हैं।

किसमें क्या है

Word (.docx) — 17 में से 16 दस्तावेज़ों में। सिर्फ़ UPI QR पोस्टर में नहीं।

Excel (.xlsx) — 6 में। दाम वाले पाँच व्यापारिक दस्तावेज़ — GST बिल, कोटेशन, प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस, परचेज़ ऑर्डर, डिलीवरी चालान — और सैलरी स्लिप।

नियम सीधा है: जहाँ आँकड़े दोबारा जुड़ते हैं वहाँ Excel है। जो पत्र या प्रमाण पत्र है, उसमें बदलाव के लिए Word ही सही है और Excel का कोई मतलब नहीं बनता।

Excel फ़ाइल असल में क्या है

दस्तावेज़ की तस्वीर नहीं। चलती हुई शीट।

पंक्ति की रक़म, GST का बँटवारा, राउंड-ऑफ़, जोड़ और रक़म शब्दों में — सब चलते हुए फ़ॉर्मूले हैं। मात्रा बदलिए और नीचे सब अपने-आप बदल जाता है, उसी आधे-आधे की राउंडिंग के साथ जो PDF इस्तेमाल करती है, इसलिए दोनों में कभी फ़र्क़ नहीं आता।

यह तब मायने रखता है जब फ़ाइल किसी और को देनी हो। जो अकाउंटेंट दर बदलेगा उसे सही जोड़ मिलेगा, पुराना नहीं जिसे उसे ख़ुद पकड़ना पड़े।

यह Excel, Google Sheets, LibreOffice और WPS में खुलती है। यह बात बनी रहे इसके लिए कुछ सीमाओं का ख़ास ध्यान रखा गया है — फ़ॉर्मूले लंबाई की सीमा के भीतर रहते हैं, और नंबर फ़ॉर्मेट वे नहीं हैं जो अलग-अलग ऐप में अलग दिखते हैं।

Word फ़ाइल असल में क्या है

सचमुच का दस्तावेज़, तस्वीर नहीं। हर शब्द, हर आँकड़ा और तालिका का हर ख़ाना बदला जा सकता है, और तालिकाएँ Word की असली तालिकाएँ हैं, तालिका की तस्वीर नहीं।

तो आप नियुक्ति पत्र में शर्त जोड़ सकते हैं, रिलीविंग लेटर का कोई वाक्य बदल सकते हैं, या वेतन प्रमाण पत्र में अपना अनुच्छेद डाल सकते हैं — और वह मूल जैसा ही दिखेगा, क्योंकि शैलियाँ फ़ाइल के साथ ही आती हैं।

ख़ाली डाउनलोड कीजिए और टेम्पलेट की तरह इस्तेमाल कीजिए

यही बात ज़्यादातर लोग चूक जाते हैं। ख़ाली फ़ॉर्म के साथ Word दबाइए और फ़ॉर्मेट ख़ाली मिलेगा — हर शीर्षक अपनी जगह, हर मद का नाम मौजूद, लिखने की जगह, और कुछ भी भरा हुआ नहीं।

यही असली टेम्पलेट है। एक बार सेव कीजिए, हमेशा इस्तेमाल कीजिए, और ब्राउज़र में काम न करना चाहें तो सीधे Word में भरिए। Excel में भी वही — दाम वाली ख़ाली शीट जिसमें फ़ॉर्मूले पहले से लगे हैं, आप मात्रा और दर भरिए और कर वह ख़ुद निकाल देगी।

दो चीज़ें मत बिगाड़िए

क्रम संख्या की सीरीज़। डाउनलोड किए बिल को टेम्पलेट की तरह दोबारा इस्तेमाल करें तो नंबर बदलिए। एक ही नंबर के दो बिल सचमुच की दिक़्क़त है, सजावट की नहीं।

Excel के फ़ॉर्मूला ख़ाने। फ़ॉर्मूले के ऊपर आँकड़ा टाइप कर देने से चलती हुई शीट चुपचाप मुर्दा शीट बन जाती है। इनपुट बदलिए — मात्रा, दर, कर की दर — और बाक़ी को ख़ुद जुड़ने दीजिए।

फ़ाइलें बनती कहाँ हैं

आपके ब्राउज़र में, आपके ही डिवाइस पर। इन्हें बनाने के लिए कुछ भी अपलोड नहीं होता — इसीलिए ये तुरंत बन जाती हैं, और इसीलिए हम देख नहीं सकते कि आपने उनमें क्या डाला।

इसका एक सौदा यह है कि इन्हें बनाने वाला कोड बटन दबाने पर आता है, हर पेज खुलने पर नहीं — इसलिए पहली बार एक पल लगता है, और जिन्हें सिर्फ़ PDF चाहिए उनके लिए पेज हल्का रहता है।