आपका नियुक्ति पत्र टेम्पलेट शायद पुराना है

नियुक्ति पत्र का टेम्पलेट खोजिए और सैकड़ों मिल जाएँगे। उनमें से लगभग सब श्रम संहिताओं से पहले लिखे गए हैं, और यह दिखता भी है: पद बताने वाला एक अनुच्छेद, वेतन की एक पंक्ति, और हस्ताक्षर।

नियुक्ति पत्र अब यह नहीं रहा।

नियम क्या माँगता है

OSH संहिता की धारा 6(1)(f) हर नियोक्ता से कहती है कि वह हर कर्मचारी को नियुक्ति पत्र दे। OSH (केंद्रीय) नियम, 2026 का नियम 6 तय करता है कि उस पर क्या होगा — सोलह निर्धारित मदें, तय क्रम में।

यह सूची सजावट की सलाह नहीं है। ये वही मदें हैं जो नियम गिनाता है, और उसी क्रम में जिस क्रम में गिनाता है। क्रम बदलना या कोई पंक्ति हटाना पसंद का मामला नहीं है।

राज्य के नियम अपना प्रपत्र भी तय कर सकते हैं, इसलिए केंद्रीय नियमों वाला पत्र न्यूनतम है, अधिकतम नहीं।

ऑफ़र लेटर नियुक्ति पत्र नहीं है

दोनों नाम आपस में बदलकर बोले जाते हैं और दोनों का काम अलग है।

ऑफ़र लेटर एक प्रस्ताव है। वह उम्मीदवार के स्वीकार करने से पहले जाता है, वापस लिया जा सकता है, और उसका काम ही यह है कि उस पर सहमति बने।

नियुक्ति पत्र उसे दिया जाता है जो पहले से कर्मचारी है, और यही वह दस्तावेज़ है जो नियम माँगता है। यह सेवा की शर्तें उस रूप में दर्ज करता है जो नियम तय करता है।

अच्छा ऑफ़र लेटर भेजकर आगे कुछ न देना, ज़रूरत को अधूरा छोड़ देता है। दोनों दस्तावेज़ों की अपनी जगह है, और जो एक माँगते हैं उन्हें आम तौर पर दोनों चाहिए होते हैं। ऑफ़र लेटर में ख़ुद क्या होना चाहिए, यह ऑफ़र लेटर कैसे लिखें में है।

इसे बोझ मानने के बजाय ठीक से करने की वजह

नियम के पक्ष में ईमानदार तर्क अनुपालन नहीं है। तर्क यह है कि छोटे नियोक्ता और जाते हुए कर्मचारी के बीच ज़्यादातर विवाद उसी बात पर होते हैं जो कभी लिखी ही नहीं गई — नोटिस अवधि क्या थी, काम के घंटे क्या थे, वेतन में क्या गिना जाता था, रिपोर्टिंग किसे करनी थी।

सोलह मदें लंबी सूची है। और वह कमोबेश यही सूची है।

वेतन की परिभाषा यहीं चूक कराती है

एक मद पर अलग से ध्यान देने की ज़रूरत है, क्योंकि उसका वेतन ढाँचे से सीधा रिश्ता है।

श्रम संहिताएँ भविष्य निधि, ग्रेच्युटी, बोनस और ओवरटाइम, सबके लिए वेतन की एक ही परिभाषा इस्तेमाल करती हैं। मूल वेतन, महँगाई भत्ता और रिटेनिंग भत्ता हमेशा गिने जाते हैं। कुछ मदें बाहर हैं — मकान किराया भत्ता, वाहन भत्ता, ओवरटाइम — लेकिन अगर ये बाहर रखी मदें मिलकर कुल पारिश्रमिक के आधे से ज़्यादा हो जाएँ, तो ऊपर का हिस्सा वापस वेतन में जुड़ जाता है।

जो ढाँचे मूल वेतन कम रखकर PF और ग्रेच्युटी छोटी रखने के लिए बनाए जाते हैं, वे सीधे इसी नियम से टकराते हैं। नियुक्ति पत्र में वेतन का बँटवारा लिख रहे हैं तो बँटवारा लिखने से पहले जाँच लीजिए, बाद में नहीं।

क्या कीजिए

अपना मौजूदा टेम्पलेट लीजिए और सोलह मदों से, क्रम सहित, मिलाकर पढ़िए। ज़्यादातर लोगों को आठ-नौ मदें मिलती हैं, वह भी बिखरी हुई।

हमारा नियुक्ति पत्र फ़ॉर्मेट नियम 6 पर बना है: मदें मौजूद हैं, नंबरवार, उसी क्रम में जो नियम तय करता है। और फ़ॉर्म टाइप करते-करते दिखाता रहता है कि कुल पारिश्रमिक में मूल वेतन + DA का हिस्सा कितना है — ताकि पचास प्रतिशत वाली रेखा ढाँचा तय करने से पहले दिखे, बाद में नहीं।