ऑफ़र लेटर कैसे लिखें

ऑफ़र लेटर (नियुक्ति प्रस्ताव पत्र) नौकरी के प्रस्ताव को जॉइनिंग से पहले लिखित रूप देता है। उम्मीदवार इसे अपनी मौजूदा नौकरी से तौलता है, अक्सर इसी के भरोसे त्यागपत्र देता है, और इसे उस वादे के रिकॉर्ड के रूप में रखता है जो उससे किया गया। ऑफ़र लेटर की ज़्यादातर परेशानी एक ऐसे आँकड़े से आती है जिसका मतलब नियोक्ता के लिए कुछ और था और उम्मीदवार के लिए कुछ और — आम तौर पर वेतन।

इसमें क्या लिखा हो

• पद, विभाग और कार्य स्थान।
• कार्यभार ग्रहण करने की तारीख़, और यह कि वह किसे रिपोर्ट करेगा।
• वेतन, अंकों और शब्दों में, और यह कि वह प्रति माह है या प्रति वर्ष। अगर सालाना CTC है, तो यही शब्द लिखिए।
• प्रोबेशन: कितने समय का है, और यह कि पुष्टि लिखित में दी जाएगी।
• प्रस्ताव की शर्तें: दस्तावेज़ों और संदर्भों का सत्यापन, कंपनी की नीतियाँ।
• स्वीकृति की अंतिम तारीख़। बिना समय-सीमा का प्रस्ताव आपकी सोच से ज़्यादा देर तक खुला रहता है।
• वह सब जो छूट जाए तो बाद में चौंकाए: काम के घंटे, नोटिस अवधि, तबादले की शर्त, पहले दिन साथ लाने वाले दस्तावेज़।
• हस्ताक्षर किसी अधिकृत व्यक्ति के, उनके नाम और पद के साथ, व्यवसाय के लेटरहेड पर, तारीख़ और संदर्भ संख्या सहित — और उम्मीदवार के हस्ताक्षर के लिए स्वीकृति का हिस्सा।

CTC, ग्रॉस और इन-हैंड: कौन-सा, यह लिखिए

CTC (कॉस्ट टू कंपनी) किसी कर्मचारी पर नियोक्ता का कुल सालाना ख़र्च है। इसमें नियोक्ता का भविष्य निधि (PF) अंशदान शामिल होता है, और कभी-कभी ग्रेच्युटी, बीमा या बोनस भी — इनमें से कुछ भी हर महीने बैंक खाते में नहीं आता। ग्रॉस कटौतियों से पहले का मासिक वेतन है। इन-हैंड या शुद्ध वेतन वह है जो कर्मचारी के अपने PF, प्रोफ़ेशनल टैक्स (जिन राज्यों में लगता है) और आयकर के बाद बचता है।

जिस पत्र में सिर्फ़ “₹6,00,000” लिखा हो, उसे हाथ में ₹50,000 महीना पढ़ा जाएगा। उतना आएगा नहीं। आधार लिखिए — “प्रति वर्ष (CTC)” या “प्रति माह (ग्रॉस)” — और ब्योरा साथ लगाइए।

वेतन के ब्योरे का अनुलग्नक (एनेक्सचर)

ब्योरा आम तौर पर पत्र के साथ लगी एक अलग शीट होती है, जिसका शीर्षक “अनुलग्नक: वेतन का ब्योरा” होता है और जिसका ज़िक्र पत्र में होता है। ₹6,00,000 सालाना के एक उदाहरण CTC के लिए आम ब्योरा कुछ ऐसा होता है:

मद	प्रति माह (₹)	प्रति वर्ष (₹)
मूल वेतन	25,000	3,00,000
मकान किराया भत्ता (HRA)	10,000	1,20,000
विशेष भत्ता	12,000	1,44,000
कुल (ग्रॉस) वेतन	47,000	5,64,000
नियोक्ता का PF अंशदान (मूल वेतन का 12%)	3,000	36,000
कॉस्ट टू कंपनी (CTC)	50,000	6,00,000

₹47,000 के ग्रॉस में से कर्मचारी का अपना ₹3,000 का PF अंशदान कटता है, इसलिए हाथ में ज़्यादा से ज़्यादा ₹44,000 महीना आता है — जहाँ प्रोफ़ेशनल टैक्स या आयकर लगता है वहाँ इससे कम — ₹50,000 नहीं। पहली तनख़्वाह पर नए कर्मचारी को ठगे जाने जैसा जो लगता है, उसकी सबसे आम वजह यही फ़र्क़ है। ऐसा अनुलग्नक स्वीकृति से पहले ही इसे साफ़ कर देता है।

लेबर कोड लागू होने के बाद बँटवारा कैसे बनाया गया है, यह और ज़रूरी हो गया है। PF और ग्रेच्युटी के लिए वेतन एक ही तरह गिना जाता है, और अगर छूट वाली मदें — HRA, नियोक्ता का PF अंशदान और कुछ और — कुल पारिश्रमिक के आधे से ज़्यादा हों, तो उससे ऊपर का हिस्सा वेतन माना जाता है। ऊपर के उदाहरण में ये लगभग एक-चौथाई हैं। अगर आपके ढाँचे में मूल वेतन कम रखा गया है, तो हस्ताक्षर वाले पत्र में जाने से पहले बँटवारा जाँच लीजिए; आपका नियुक्ति पत्र टेम्पलेट शायद पुराना है में यह नियम समझाया गया है।

ऑफ़र लेटर या नियुक्ति पत्र?

ये दो अलग दस्तावेज़ हैं, और व्यवसाय को दोनों चाहिए।

ऑफ़र लेटर पहले आता है। यह एक प्रस्ताव है, और भारतीय संविदा अधिनियम, 1872 की धारा 5 के अनुसार प्रस्ताव स्वीकृति पूरी होने से पहले वापस लिया जा सकता है, बाद में नहीं। इसीलिए उसमें स्वीकृति की अंतिम तारीख़ और शर्तें मायने रखती हैं।

नियुक्ति पत्र कर्मचारी के कार्यभार ग्रहण करने पर दिया जाता है, और क़ानून इसे ज़रूरी बनाता है: OSH कोड की धारा 6(1)(f) हर नियोक्ता को हर कर्मचारी को नियुक्ति पत्र देने के लिए बाध्य करती है, और OSH (केंद्रीय) नियम, 2026 का नियम 6 वे सोलह मदें तय करता है जो उसमें होनी चाहिए। ऑफ़र लेटर कितना भी पूरा हो, यह ज़रूरत पूरी नहीं करता। नियुक्ति पत्र फ़ॉर्मेट में सोलहों मदें क्रम से हैं।

क्या न लिखें

• ऐसे वादे जो अभी तय नहीं हुए। आगे की वेतन-वृद्धि, “प्रदर्शन के अनुसार” बोनस, पुष्टि की तारीख़ — हस्ताक्षर वाले पत्र में आते ही ये उस बात का हिस्सा बन जाते हैं जिस पर सहमति हुई।
• आँकड़े की जगह “कंपनी के नियमानुसार”। वेतन लिखा न हो, तो पहली सैलरी स्लिप को मिलाने के लिए कुछ नहीं रहता।
• उस व्यक्ति के लिए पत्र जिसे आप सचमुच नहीं रख रहे। ऑफ़र लेटर बैंक, मकान मालिक और दूतावास को नौकरी के सबूत के तौर पर दिखाए जाते हैं, इसलिए यह सिर्फ़ असली प्रस्ताव के लिए दीजिए, उन्हीं शर्तों पर जिन्हें आप निभाना चाहते हैं।

हिंदी में, या दोनों भाषाओं में

ऑफ़र लेटर हिंदी में लिखा जा सकता है, और कई पदों के लिए लिखा भी जाना चाहिए: जो इसे स्वीकार कर रहा है, वह इसकी हर पंक्ति पढ़ सके। ऑफ़र लेटर फ़ॉर्मेट पद, जॉइनिंग की तारीख़ और वेतन से पूरा पत्र हिंदी या अंग्रेज़ी में लिख देता है, वेतन शब्दों में और नीचे स्वीकृति के हिस्से के साथ। वेतन का ब्योरा भरें तो ऊपर की तालिका जैसा अनुलग्नक अलग पेज पर जुड़ जाता है, सालाना आँकड़ों के साथ। यह PDF के रूप में, या बदली जा सकने वाली Word फ़ाइल के रूप में डाउनलोड होता है।