आपको असल में कौन-सा दस्तावेज़ चाहिए?

पाँच दस्तावेज़। जानकारी लगभग एक जैसी होती है, लोग नाम आपस में बदलकर बोल देते हैं, और फ़र्क़ तभी समझ आता है जब कुछ गड़बड़ हो जाए। हर एक असल में क्या करता है, यह रहा।

छोटा जवाब

दस्तावेज़	कब भेजें	क्या कहता है
कोटेशन	ग्राहक के हाँ कहने से पहले	“इतना ख़र्च आएगा”
प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस	हाँ के बाद, माल देने से पहले	“इतना बिल बनेगा, यह रहा ब्यौरा”
टैक्स इनवॉइस	माल या सेवा देते समय	“इतना देना है, इसमें इतना GST है”
डिलीवरी चालान	माल के साथ	“गाड़ी में यह जा रहा है”
भुगतान रसीद	पैसा आने पर	“आपसे इतना मिल गया”

इस तालिका की सबसे ज़रूरी पंक्ति तीसरी है। कर की देनदारी सिर्फ़ टैक्स इनवॉइस से बनती है, और इनपुट क्रेडिट भी उसी से मिलता है। बाक़ी चार से नहीं, चाहे वे दिखने में कितने ही बिल जैसे हों।

कोटेशन

दाम का प्रस्ताव। किसी पर कुछ बक़ाया नहीं होता, और आप इसे वापस ले सकते हैं।

दो बातें कोटेशन को काम का बनाती हैं। उस पर वैधता की तारीख़ डालिए, ताकि सितंबर का दिया भाव मार्च में स्वीकार न हो जाए। और मदवार लिखिए, ताकि ग्राहक “दूसरी चीज़ हटाकर बाक़ी वही” कहे तो आपको पूरा हिसाब दोबारा न बनाना पड़े।

प्रोफ़ॉर्मा इनवॉइस

यही सबसे ज़्यादा ग़लत समझा जाता है। प्रोफ़ॉर्मा बिल जैसा दिखता है, जोड़ भी बिल जैसा होता है, और वह बिल नहीं है। यह इस बात की सूचना है कि आप क्या बिल बनाने वाले हैं — आम तौर पर इसलिए भेजा जाता है कि ख़रीदार परचेज़ ऑर्डर बना सके या भुगतान की व्यवस्था कर सके।

यह आपके GST रिटर्न में नहीं जाता। ग्राहक इस पर इनपुट क्रेडिट नहीं ले सकता। प्रोफ़ॉर्मा भेजकर बाद में टैक्स इनवॉइस न बनाएँ, तो GST की नज़र में आपने बिल बनाया ही नहीं।

इस पर साफ़ लिखिए कि यह प्रोफ़ॉर्मा है। जिस काग़ज़ पर ऊपर “इनवॉइस” लिखा हो और जो इनवॉइस न हो, वह ख़रीदार के खाता विभाग में सचमुच की उलझन पैदा करता है।

टैक्स इनवॉइस

असली काम यही करता है। सप्लाई इसी से दर्ज होती है, ग्राहक को इनपुट क्रेडिट इसी से मिलता है, और आपके रिटर्न इसी पर बनते हैं।

यही वजह है कि क़ानून तय करता है कि इस पर क्या-क्या होना चाहिए — आपका और ग्राहक का विवरण GSTIN के साथ, वित्त वर्ष में अनोखी क्रम संख्या, तारीख़, HSN या SAC, विवरण, मात्रा, कर योग्य मूल्य, कर का बँटवारा और कुल। कोई मद छूट जाए तो यह सजावट की कमी नहीं है — इससे ग्राहक का इनपुट क्रेडिट जा सकता है, और आपको पता तभी चलता है। बिल बुक भी चलेगी, बशर्ते उसमें ये सब मदें हों: देखिए हाथ से लिखा GST बिल कैसे बनाएँ।

डिलीवरी चालान

माल के साथ चलता है। यह इसलिए है कि गाड़ी में जो है उसे काग़ज़ से मिलाया जा सके, और पाने वाला गिनती कर सके, इससे पहले कि कोई बहस हो।

जब माल बिना टैक्स इनवॉइस के जाए तब चालान दीजिए — अपनी दूसरी शाखा को स्टॉक, जॉब वर्क पर सामग्री, अप्रूवल पर भेजा माल — और लंबी दूरी पर बिल के साथ भी, जहाँ रास्ते में रोका जा सकता है।

भुगतान रसीद

पुष्टि करती है कि पैसा आया। यह नहीं कि माल दिया गया, यह नहीं कि कर लगाया गया — सिर्फ़ यह कि किस तारीख़ को, किस तरीक़े से, कितनी रक़म मिली।

छोटे कारोबार सबसे ज़्यादा यही छोड़ते हैं, और यही सबसे सस्ता बीमा है। नंबरवार रसीद, जिस पर रक़म शब्दों में लिखी हो, दस सेकंड में वह बहस ख़त्म कर देती है जिसमें वरना बैंक स्टेटमेंट खंगालते दोपहर निकल जाती है।

आम तौर पर क्रम यह रहता है

1. ग्राहक पूछता है। आप कोटेशन भेजते हैं।
2. वह सैद्धांतिक रूप से मान जाता है। आप प्रोफ़ॉर्मा भेजते हैं।
3. माल भेजते हैं। साथ में डिलीवरी चालान।
4. सप्लाई होती है। आप टैक्स इनवॉइस जारी करते हैं।
5. भुगतान आता है। आप भुगतान रसीद देते हैं।

हर काम में पाँचों नहीं चाहिए। ज़्यादातर में तीन।

वह ग़लती जो पैसे का नुक़सान कराती है

प्रोफ़ॉर्मा को बिल मान लेना। ऐसा तब होता है जब कोई प्रोफ़ॉर्मा भेजता है, पैसा आ जाता है, और टैक्स इनवॉइस कभी बनता ही नहीं — पैसा आ गया, तो काम पूरा लगने लगता है।

पूरा नहीं होता। सप्लाई दर्ज नहीं हुई, कर का हिसाब नहीं हुआ, और ग्राहक ने उस इनपुट क्रेडिट के पैसे दे दिए जो उसे मिलेगा ही नहीं। उसे अपने साल के अंत में पता चलेगा, और आप महीनों पुराने काम के काग़ज़ दोबारा बना रहे होंगे।