हाथ से लिखा GST बिल कैसे बनाएँ

हाथ से लिखे बिल में कोई ख़राबी नहीं है। क़ानून यह देखता है कि काग़ज़ पर क्या लिखा है, यह नहीं कि वह प्रिंटर से निकला या नहीं। बहुत सी दुकानें पूरी तरह बिल बुक पर चलती हैं और पूरी तरह नियम के भीतर हैं।

दिक़्क़त बिल बुक की है। बाज़ार में मिलने वाली ज़्यादातर बुक GST से पहले की डिज़ाइन की हुई हैं, और उनमें वे मदें छूटी हुई हैं जो अब ज़रूरी हैं। आप ग़लत फ़ॉर्म पर सुंदर लिखावट में बिल बना सकते हैं और फिर भी ग्राहक को ऐसा काग़ज़ थमा सकते हैं जिस पर उसे क्रेडिट नहीं मिलेगा।

बिल पर क्या-क्या होना चाहिए

टैक्स इनवॉइस पर ये सब होना चाहिए:

• आपका नाम, पता और GSTIN
• क्रम संख्या — लगातार, वित्त वर्ष में अनोखी, सोलह अक्षरों से ज़्यादा नहीं, और उसमें सिर्फ़ अक्षर, अंक, हाइफ़न या स्लैश
• जारी करने की तारीख़
• ग्राहक का नाम, पता और GSTIN, अगर वह पंजीकृत है
• अपंजीकृत ग्राहक के मामले में, बिल का मूल्य ₹50,000 से ऊपर हो तो: उसका नाम, पता, डिलीवरी का पता और राज्य
• HSN या SAC कोड
• क्या सप्लाई किया, उसका विवरण
• मात्रा और इकाई
• छूट के बाद का कर योग्य मूल्य
• कर की दर और रक़म, राज्य के भीतर CGST और SGST में बँटी हुई, और अंतर-राज्यीय सप्लाई पर IGST
• अंतर-राज्यीय सप्लाई पर सप्लाई का स्थान, राज्य के नाम सहित
• डिलीवरी का पता, अगर वह सप्लाई के स्थान से अलग है
• क्या कर रिवर्स चार्ज पर देय है
• आपके हस्ताक्षर

HSN के कितने अंक चाहिए, यह आपके टर्नओवर स्लैब पर निर्भर करता है, और यह सीमा एक से ज़्यादा बार बदली है। पुरानी बुक पर जो छपा है उसे दोहराने के बजाय देख लीजिए कि आप पर कौन-सा लागू होता है।

नंबरिंग — यहीं सबसे ज़्यादा गड़बड़ होती है

क्रम संख्या लगातार होनी चाहिए और वित्त वर्ष में अनोखी। हाथ की बुक में इसका मतलब दो आदतें हैं।

हर वित्त वर्ष नई सीरीज़ शुरू कीजिए। उपसर्ग लगाने से यह आसान हो जाता है — 26-27/001 से साल एक नज़र में दिख जाता है और पिछले साल के 001 से टकराव नहीं होता।

न नंबर छोड़िए, न दोहराइए, न पिछली तारीख़ डालिए। बिल ख़राब हो जाए तो उस पर “रद्द” लिखकर बुक में ही रहने दीजिए। क्रम में ग़ायब नंबर सबसे पहले यही देखा जाता है, और ख़ाली जगह ख़राब पन्ने से बुरी है।

एक से ज़्यादा बुक चलाते हैं — एक काउंटर पर, एक डिलीवरी के लिए — तो हर एक की अलग सीरीज़ रखिए। नियम एक से ज़्यादा सीरीज़ की इजाज़त देते हैं; एक ही नंबर के दो बिलों की नहीं।

हिसाब कहाँ ग़लत होता है

तीन ग़लतियाँ ही ज़्यादातर मामलों की वजह हैं।

ग़लत रक़म पर कर। GST छूट के बाद के मूल्य पर लगता है, पहले के नहीं।

ग़लत बँटवारा। ग्राहक आपके ही राज्य में है तो CGST और SGST, आधा-आधा। दूसरे राज्य में है तो पूरी दर पर IGST। व्यस्त दिन में काउंटर पर यह हिसाब मन में लगाते समय ही चूक होती है।

हर पंक्ति पर राउंडिंग। एक ही बार, आख़िर में राउंड कीजिए।

अगर आप नियमित रूप से हाथ से बिल बनाते हैं, तो कर GST कैलकुलेटर से निकालकर उतार लीजिए, ग्राहक के इंतज़ार में मन ही मन जोड़ने के बजाय।

बुक ख़रीदने के बजाय ख़ाली फ़ॉर्मेट छापिए

इस साइट का हर फ़ॉर्मेट ख़ाली छप सकता है। सबसे सीधा रास्ता: ख़ाली GST बिल की PDF खोलिए और छाप लीजिए — हर ज़रूरी मद का नाम और लिखने की लकीरें उसमें हैं। अंग्रेज़ी में चाहिए तो यह PDF है, और Word में बदलना हो तो Word फ़ाइल।

अपने व्यवसाय का नाम और GSTIN पहले से छपा चाहिए, तो GST बिल पेज पर वे भरकर ‘ख़ाली फ़ॉर्मेट’ दबाइए: बिल ऊपर आपके नाम के साथ छपेगा, और बाक़ी सब ख़ाली।

एक गड्डी छापकर काउंटर पर रखिए और बिल बुक की तरह लिखिए। फ़र्क़ सिर्फ़ इतना है कि मदें वही हैं जो GST सचमुच माँगता है।

जहाँ टाइप करने का समय हो, वहाँ फ़ॉर्म भर दीजिए और कर, जोड़ और रक़म शब्दों में अपने-आप बन जाएँगे।

और अगर बिक्री अभी हुई ही नहीं है और आप सिर्फ़ भाव बता रहे हैं, तो आपको बिल नहीं, कोटेशन चाहिए। कौन-सा दस्तावेज़ कब काम आता है, यह आपको असल में कौन-सा दस्तावेज़ चाहिए? में है।